MS Project’te İyi Bir Schedule İçin Yapılması Gerekenler

MS Project veya benzeri bir zaman çizelgesi (schedule) aracı ile projenizin planını çıkarmak oldukça zahmetli bir iştir. Aynı zamanda takım çalışması ve yoğun zihin emeği gerektiren bir faaliyettir.

Zaman çizelgesi çalışmalarına yeni başlamış kişiler özelinde ama aslında bu çalışmayı yapan herkes için aşağıdaki kontrol listesi iyi bir başlangıç noktası oluşturabilir. Bu maddelerin tamamlandığından emin olmak düzenli bir plan oluşturmakla beraber minimum kriterleri sağlayan bir çizelge ortaya çıkarmanıza yardımcı olur.

1. İş Kırılım Yapısı (WBS) Doğru ve Eksiksiz Oluşturuldu mu?

WBS, projenizin iskeletidir. Tüm teslimatlar ve iş paketleri hiyerarşik olarak tanımlanmamışsa, çizelgenizin geri kalanı üzerine inşa edildiği temel eksik demektir. WBS’in kapsamla tam örtüşüp örtüşmediğini ve hiçbir teslimatın dışarıda kalmadığını teyit edin.

2. Tüm Aktiviteler ve Kilometre Taşları Tanımlandı mı?

Çizelgenizde yalnızca büyük görevler değil; hazırlık, onay süreçleri, test, entegrasyon ve kapanış aşamaları dahil tüm iş kalemleri yer almalıdır. Kritik kilometre taşlarının (milestone) net biçimde işaretlendiğinden emin olun.

3. Aktiviteler Mantıksal Olarak Birbirine Bağlandı mı?

MS Project’te aktivite bağımlılıkları (Finish-to-Start, Start-to-Start vb.) yanlış kurulduğunda çizelgede hatalar oluşmaya başlar. İlk aktivitenin bir ardılı, son aktivitenin bir öncülü, kalan aktivitelerin ise en az bir öncülü (predecessor) ve bir ardılı (successor) olup olmadığını gözden geçirin.

4. Aktivite Süre Tahminleri Yapıldı mı?

Süre tahmini, proje yönetiminin en zor adımlarından biridir. Ancak tahmin yapılmamış ya da varsayılan sürelerle bırakılmış aktiviteler, çizelgenin güvenilirliğini doğrudan etkiler. Uzman görüşü, analoji veya parametrik tahmin yöntemlerinden biri kullanılarak her aktivite için gerçekçi süreler atanmalıdır.

5. Lead-Lag Kontrolleri Yapıldı mı?

Aktiviteler arasında tanımlanan önden gitme (lead) ve bekleme (lag) süreleri, çizelge mantığını doğrudan etkiler. Yanlış veya gereksiz lead-lag değerleri, planın gerçekçi olmayan biçimde sıkışmasına ya da gevşemesine neden olur. Her bağımlılıkta bu değerlerin kasıtlı ve doğru girildiğinden emin olun.

6. Kritik Aktiviteler Net Olarak Görülebiliyor mu?

Kritik Yol (Critical Path), projenizin tamamlanma tarihini doğrudan belirleyen aktiviteler zinciridir. Bu aktivitelerin MS Project’te net biçimde işaretlenip işaretlenmediğini, ekip üyelerinin hangi görevlerin kritik olduğunu kolayca ayırt edip edemediğini kontrol edin.

7. Kaynak Atamaları ve Çakışmaları Kontrol Edildi mi?

Bir kişinin aynı anda birden fazla aktiviteye %100 atanmış olması, çizelgenizin kâğıt üzerinde kalmasına neden olur. MS Project’in kaynak kullanım görünümünü kullanarak çakışmaları tespit edin ve çözüme kavuşturun.

8. Yüklenici Takvimleri Entegre Edildi mi? Resmi Tatil ve İzin Günleri Sisteme Girildi mi?

Çizelgenizde yalnızca kendi organizasyonunuzun takvimi değil; varsa alt yüklenici takvimleri, resmi tatil günleri ve önceden planlanmış izin dönemleri de yansıtılmış olmalıdır.